Polityka prywatności aplikacji Szept
Obowiązuje od 22 października 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w aplikacji Szept jest AnkorK! sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. 3 Maja 19/6, 43-300 Bielsko-Biała, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000843280, NIP 5472219004, REGON 386163875 („Ankork”). Ankork jest wydawcą aplikacji w App Store i Google Play.
Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@ankork.pl.
2. Czym jest Szept
Szept to komunikator wewnętrzny systemu MyCRM, dostępny jako aplikacja na telefony iPhone i Android. Służy osobom, którym nadano konto w MyCRM, do rozmów ze współpracownikami (indywidualnych i grupowych), do rozmów prowadzonych przy klientach, projektach i zadaniach, do korzystania z Asystenta AI oraz do potwierdzania logowania do MyCRM na komputerze. Konto w aplikacji jest kontem w MyCRM — aplikacja nie tworzy odrębnych kont i nie jest przeznaczona dla ogółu.
3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
| Dane | Źródło | Cel | Gdzie są przechowywane |
|---|---|---|---|
| Imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, rola, zdjęcie profilowe | konto w MyCRM | identyfikacja osoby w rozmowach, logowanie | serwer MyCRM; na telefonie na czas zalogowania |
| Numer telefonu i jednorazowy kod SMS | konto w MyCRM | logowanie dwuetapowe (dla kont z numerem telefonu) | serwer MyCRM; numer przekazywany operatorowi bramki SMS (pkt 6); kod ważny 5 minut |
| Treść wiadomości, cytaty, reakcje, załączniki (zdjęcia, pliki) | wprowadzane przez użytkownika | komunikacja wewnętrzna | serwer MyCRM (treść i załączniki szyfrowane na serwerze algorytmem AES-256-GCM, transmisja szyfrowana TLS); na telefonie: ostatnie wiadomości każdej rozmowy w prywatnym, chronionym katalogu aplikacji, do czasu wylogowania |
| Mowa podczas dyktowania wiadomości | mikrofon telefonu, tylko po dotknięciu przycisku mikrofonu | zamiana mowy na tekst wpisywany w pole wiadomości | nie jest zapisywana przez aplikację ani wysyłana na serwer MyCRM; rozpoznawanie wykonuje system telefonu (pkt 6) |
| Potwierdzenia doręczenia i odczytu, informacja „pisze…” | aplikacja | informacja dla rozmówców, że wiadomość dotarła, została przeczytana albo że ktoś pisze odpowiedź | serwer MyCRM; „pisze…” nie jest zapisywane |
| Stan obecności: aplikacja na pierwszym planie lub w tle, otwarta rozmowa, czas ostatniej aktywności | aplikacja (sygnał co 30 sekund podczas używania) | wskaźniki dostępności przy osobach („ostatnio widziano”); ochrona przed błędnym oznaczeniem wiadomości jako przeczytanej | serwer MyCRM — wyłącznie ostatni sygnał, bez historii |
| Próba logowania do MyCRM na komputerze: czas, przeglądarka i system, miejscowość ustalona z adresu IP, skrócony adres IP (dwa pierwsze człony) | serwer MyCRM przy logowaniu w przeglądarce | potwierdzenie albo odrzucenie logowania na telefonie (gdy funkcja jest włączona dla konta) | serwer MyCRM — próba ważna 2 minuty; wpis w dzienniku bezpieczeństwa (pkt 8) |
| Nazwa urządzenia, system (iOS lub Android), wersja aplikacji, identyfikator sesji, adres IP przy logowaniu | aplikacja przy logowaniu | lista zalogowanych urządzeń w MyCRM, zdalne wylogowanie, bezpieczeństwo | serwer MyCRM, do wylogowania; dziennik bezpieczeństwa 12 miesięcy |
| Token powiadomień push | system telefonu | dostarczanie powiadomień o nowych wiadomościach i o logowaniu do MyCRM | serwer MyCRM, do wylogowania; przekazywany dostawcy usługi powiadomień (pkt 6) |
| Polecenia dla Asystenta AI i decyzje „TAK / NIE” | wprowadzane przez użytkownika | wykonanie czynności w MyCRM przez Asystenta AI | serwer MyCRM; treść poleceń przekazywana dostawcom modeli językowych (pkt 7) |
Aplikacja nie zbiera: lokalizacji z telefonu, listy kontaktów z telefonu, danych o użyciu do celów analitycznych ani reklamowych, identyfikatorów reklamowych. Aplikacja nie zawiera narzędzi śledzących. Metadane zdjęć wysyłanych w rozmowach (w tym lokalizacja zapisana przez aparat) są usuwane przez serwer przy zapisie.
4. Uprawnienia na telefonie
Aplikacja prosi o uprawnienie dopiero wtedy, gdy jest potrzebne, i działa bez niego (z wyjątkiem danej funkcji):
- Aparat — zrobienie zdjęcia do rozmowy.
- Zdjęcia (galeria) — wybór zdjęcia do rozmowy; zapis zdjęcia z rozmowy w galerii następuje wyłącznie po dotknięciu „Zapisz”.
- Mikrofon i rozpoznawanie mowy — dyktowanie wiadomości; mikrofon działa tylko po dotknięciu przycisku mikrofonu i do jego ponownego dotknięcia, wysłania wiadomości albo chwili ciszy.
- Powiadomienia — informowanie o nowych wiadomościach i o próbach logowania do MyCRM. Powiadomienie o wiadomości zawiera imię i nazwisko nadawcy oraz tekst „Nowa wiadomość”; nie zawiera treści wiadomości. Powiadomienie o logowaniu zawiera wyłącznie tekst „Logowanie do MyCRM”.
- Face ID, Touch ID lub odcisk palca — potwierdzenie logowania do MyCRM oraz opcjonalna blokada aplikacji, włączana w Ustawieniach. Dane biometryczne nie opuszczają telefonu i nie są przekazywane administratorowi; aplikacja otrzymuje od systemu wyłącznie wynik weryfikacji.
5. Podstawa prawna
Dane przetwarzamy na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, z której korzysta użytkownik (udostępnienie narzędzia do komunikacji wewnętrznej na podstawie regulaminu aplikacji);
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest zapewnienie sprawnej i bezpiecznej komunikacji wewnętrznej, ochrona systemów informatycznych (w tym logowanie dwuetapowe i potwierdzanie logowania), a także ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.
6. Odbiorcy danych
- Dostawca hostingu — serwery MyCRM znajdują się w Polsce (Unia Europejska).
- Operator bramki SMS (SMSAPI) — otrzymuje numer telefonu i treść SMS z kodem logowania, wyłącznie w celu jego doręczenia. Dane są przetwarzane w Polsce.
- Expo (Expo, Inc., USA) — Expo Push Service — otrzymuje token powiadomień, tytuł i tekst powiadomienia oraz identyfikator rozmowy albo próby logowania, bez treści wiadomości, i przekazuje je do Apple (APNs) lub Google (FCM), które dostarczają powiadomienie na telefon. Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO).
- Apple Inc. i Google LLC — dostarczanie powiadomień, dystrybucja aplikacji (App Store, Google Play) oraz rozpoznawanie mowy przy dyktowaniu. Rozpoznawanie odbywa się na telefonie, a gdy telefon nie ma odpowiedniego modelu języka polskiego — na serwerach Apple albo Google, na zasadach ich polityk prywatności. Aplikacja otrzymuje od systemu wyłącznie rozpoznany tekst.
- Dostawcy modeli językowych — wyłącznie w zakresie Asystenta AI, zgodnie z pkt 7.
Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy do celów marketingowych.
7. Asystent AI
Polecenia kierowane do Asystenta AI oraz niezbędny kontekst z MyCRM są przekazywane dostawcom modeli językowych: OpenAI, Google (Gemini) oraz Anthropic (Claude), poprzez ich interfejsy programistyczne, na podstawie umów. Dostawcy nie wykorzystują przekazanych treści do trenowania modeli. Mogą przechowywać treść zapytań przez ograniczony czas, obecnie do 30 dni, wyłącznie w celu wykrywania nadużyć, po czym treść jest usuwana. Przetwarzanie odbywa się częściowo poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a w przypadku dostawców objętych decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony — na podstawie art. 45 RODO.
8. Okres przechowywania
- Wiadomości i załączniki — przez czas korzystania z konta w MyCRM, a po jego zamknięciu do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego), chyba że zostaną wcześniej usunięte przez autora lub administratora.
- Dane sesji i tokeny powiadomień — do wylogowania (także zdalnego, wyłączenia konta lub zmiany hasła).
- Próby logowania potwierdzane w aplikacji — 2 minuty jako próba; wynik (zatwierdzono, odrzucono, wygasła) w dzienniku bezpieczeństwa.
- Dziennik bezpieczeństwa (logowania, potwierdzenia i odrzucenia logowania, wylogowania, unieważnienia sesji) — 12 miesięcy.
- Na telefonie: wszystkie dane aplikacji (tokeny, ostatnie wiadomości, pobrane załączniki) są usuwane przy wylogowaniu, w tym przy wylogowaniu zdalnym z MyCRM, wyłączeniu konta lub zmianie hasła.
9. Prawa użytkownika
Użytkownik ma prawo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych (w zakresie przetwarzanym na podstawie umowy) oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Żądania należy kierować na adres kontakt@ankork.pl. Konto i jego dane są zarządzane w MyCRM — usunięcie konta w MyCRM odbiera dostęp z aplikacji i jest jednocześnie usunięciem konta w aplikacji.
10. Bezpieczeństwo
Połączenia są szyfrowane (TLS). Treść wiadomości i załączników jest szyfrowana na serwerze. Tokeny dostępu są przechowywane w systemowym magazynie kluczy telefonu (Keychain w iOS, Keystore w Androidzie), są krótkotrwałe i podlegają rotacji. Administrator może zdalnie wylogować urządzenie. Treść aplikacji jest zasłaniana w przełączniku aplikacji; użytkownik może włączyć blokadę biometryczną. Logowanie do MyCRM może wymagać potwierdzenia na telefonie (wybór liczby widocznej na komputerze i Face ID albo odcisk palca); zawsze dostępne jest logowanie kodem SMS.
11. Zmiany polityki
O zmianach polityki informujemy w aplikacji lub w MyCRM. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://mycrm.wtax.pl/szept/polityka-prywatnosci.